Custom GPTs: KI-Assistenten für wiederkehrende Workflows

Warum maßgeschneiderte GPTs immer wichtiger werden

Custom GPTs sind spezialisierte Varianten von ChatGPT, die ohne Programmierkenntnisse auf klar umrissene Aufgaben zugeschnitten werden – und damit die Vorstufe zu autonomen KI-Agenten bilden. Mit präzisen Anweisungen und maßgeschneidertem Kontext agieren sie wie virtuelle Teammitglieder: mit eigener Rollenbeschreibung, Aufgabenstruktur und Arbeitsweise. So lassen sich wiederkehrende Prozesse, etwa in Content-Erstellung, Kommunikation oder Wissensmanagement, automatisieren, ohne an Qualität zu verlieren.

Sie werden branchenübergreifend dort eingesetzt, wo klar definierte Aufgaben, konsistente Prozesse und textbasierte Inhalte dominieren – insbesondere in Kommunikation & Marketing, Verwaltung & Bildung, HR, Sales und Wissensmanagement, zunehmend aber auch in Forschung und Technik. Custom GPTs übernehmen Routineaufgaben, sichern Qualität und schaffen Freiräume für strategisches und kreatives Arbeiten.

Textbasierte Workflows als ideales Einsatzgebiet

Ein Custom GPT arbeitet am effektivsten mit Textdateien als Input:
Styleguides, Tone-of-Voice-Dokumente, Personas oder Produktbeschreibungen können direkt in das Modell integriert werden. Diese private Wissensbasis sorgt dafür, dass der Assistent dauerhaft im Markenstil schreibt, konsistent, verständlich und effizient. So „gebrieft“ wird der Assistent zum Newsletter-Experten, der ausschließlich Mailings schreibt und dabei alle Corporate-Guidelines automatisch berücksichtigt.
Dadurch entsteht eine skalierbare, lernfähige Unterstützung für Content-Teams. Besonders dort, wo Qualität und Tonalität entscheidend sind.

Vor der Erstellung: Die wichtigsten Fragen klären

Ein erfolgreiches Custom GPT steht und fällt mit der Vorbereitung.
Bevor eine Systemanweisung formuliert wird, sollten folgende Punkte geklärt sein:

1. Zielsetzung: Was soll der Assistent konkret leisten?
2. Aufgabenbeschreibung: Welche Arbeitsschritte führt er aus?
3. Prozesslogik: Wie läuft die Bearbeitung genau ab und in welcher Reihenfolge?
4. Input/Output: Welche Formate werden verwendet?
5. Standards & Regeln: Welche Qualitätsmaßstäbe und Tonalitäten gelten?
6. Kontextwissen: Welche Dokumente braucht der Assistent, um markentreu zu agieren?

Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, kann die Systemanweisung entstehen – das Herzstück eines jeden Custom GPTs.

Der Bauplan: So entsteht ein Custom GPT

Schritt 1: Systemanweisung formulieren
Rolle, Aufgabe und Stil definieren, zum Beispiel:
„Du bist eine erfahrene Marketing-Texterin, die emotionale, aber präzise auf die Bedürfnisse der definierten Kundenzielgruppe zugeschnittene Newsletter schreibt.“
Schritt 2: Wissen integrieren
Relevante Dateien wie Styleguides, Personas oder Textbeispiele in der Enterprise- oder Chat GPT plus-Version hochladen. Diese dienen als Wissensbasis und sichern Konsistenz.
Schritt 3: Prompt Engineer GPT nutzen
Der kostenlose Prompt Engineer GPT unterstützt als Meta-Assistent beim Strukturieren und Optimieren von Anweisungen – ein nützliches Tool insbesondere für komplexe Workflows.
Schritt 4: Testen, prüfen, anpassen
Test-Prompts ausführen, Ergebnisse bewerten und Systeminstruktion optimieren, bis der Output konsistent ist.
Schritt 5: Kommunikationsstil trainieren
Mit einem separaten Stil-Briefing kann der GPT den spezifischen Tone of Voice eines Unternehmens erlernen. Dieses Dokument enthält Angaben zu Wortwahl, Satzstruktur, Tonalität und Formulierungsregeln und schließt bestimmt Begriffe und Formulierungen aus.